Preguntas Frecuentes (FAQ)

ADMINISTRACION ELECTRONICA

 

SEDE ELECTRÓNICA

 

CERTIFICADOS DIGITALES Y FIRMA ELECTRÓNICA

 

REGISTRO ELECTRÓNICO

 

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

 

¿Qué es la administración electrónica?

 

La Administración electrónica o e-Administración es el conjunto de soluciones que permite a la ciudadanía y a las empresas poder relacionarse con las administraciones públicas a través de medios electrónicos. Se asimila a una "ventana virtual" única que permite relacionarse con una mayor trasparencia y control sobre el estado de tramitación de cualquier procedimiento en que se es parte interesada y una mejora sustancial en la calidad del servicio.

 

¿Quién se encarga de impulsar la implantación de la administración electrónica?

 

El Servicio de Innovación y Modernización Administrativa, adscrito a la Secretaría General, en coordinación con ésta y con la colaboración de la Vicegerencia de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se encarga del impulso e implantación de la e-administración.

 

¿Es obligatorio relacionarse con la UPV/EHU exclusivamente por medios electrónicos?

 

Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con la Universidad para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos.

 

En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

 

a) Las personas jurídicas.

b) Las entidades sin personalidad jurídica.

c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.

d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente.

 

Reglamentariamente, la Universidad podrá establecer la obligación de relacionarse con ella a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

 

 

SEDE ELECTRÓNICA

 

¿Es lo mismo "página web" que "Sede Electrónica"?

 

No, la información contenida en la web es libre y accesible sin necesidad de autenticación. A la página de inicio de la Sede, o a sus contenidos generales, se accede sin necesidad de identificación, sin embargo, para acceder a determinados contenidos y trámites sí es necesario identificarse por tratarse de un sitio seguro para la tramitación electrónica.

 

¿Qué es la Sede Electrónica de la UPV/EHU?

 

La sede electrónica de la UPV/EHU es el sitio web institucional, que sirve de plataforma para que los administrados puedan relacionarse con la Universidad, accediendo a los servicios y a los trámites electrónicos que gestiona. La UPV/EHU garantiza la integridad y veracidad de su contenido que estará actualizado.

 

¿A quién va dirigida?

 

A toda la ciudadanía en general que opte por interactuar con la UPV/EHU a través de Internet.

 

¿Cómo me identifico en la Sede Electrónica?

 

Para acceder a los servicios ofrecidos desde la sede electrónica e identificarse en la misma se podrán utilizar cualquiera de los sistemas de firma electrónica admitidos por la UPV/EHU. Para la realización de aquellas actuaciones que requieran asegurar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos deberán utilizarse sistemas de firma avanzada.

 

Si la actuación o el trámite de sede sólo exige la identificación de la persona interesada, se podrán autorizar supuestos en los que baste utilizar sistemas alternativos basados en el uso de claves concertadas (LDAP) u otros sistemas no criptográficos.

 

¿Es seguro utilizar los servicios de la Sede?

 

Sí. La comunicación con la Sede es segura y fiable. Toda la información está cifrada y se garantiza la identidad de ambas partes, por tanto, los datos intercambiados en ambos sentidos (persona usuaria y sede) no pueden ser interceptados por terceros. La Sede Electrónica de la UPV/EHU utiliza para identificarse y garantizar una comunicación segura un certificado específico de dispositivo seguro emitido por IZENPE.

 

¿Qué se puede hacer a través de la Sede Electrónica?

 

Se puede acceder a los servicios y realizar trámites de forma electrónica. Los trámites y procedimientos que pueden gestionarse por este medio irán incorporándose progresivamente a la Sede Electrónica y a ellos se podrá acceder desde el Catálogo de Procedimientos. 

 

Se puede presentar documentación por Registro, consultar el estado de sus expedientes, recibir notificaciones electrónicas y realizar gestiones que hasta ahora se venían realizando de forma presencial.

 

¿Qué ventajas tiene?


La Sede electrónica de la universidad permite usar las aplicaciones disponibles fuera del horario normal de atención de las oficinas de registro de la UPV/EHU, ahorrándose además desplazamientos y tiempos de espera al no tener que realizar los trámites de forma presencial.

 

¿Tienen la misma validez las gestiones realizadas en la Sede que de forma presencial?


Si, tienen la misma validez los trámites realizados a través de la Sede que los efectuados de forma presencial.

 

 

El Catálogo de Procedimientos Electrónicos es el instrumento de referencia que recopila, describe y clasifica todos los procedimientos, trámites y servicios susceptibles de ser tramitados por medios electrónicos. Dicho catálogo figurará de forma claramente visible en la Sede Electrónica. 

 

 

CERTIFICADOS DIGITALES Y FIRMA ELECTRÓNICA

 

¿Qué es un certificado electrónico reconocido?

 

Un certificado electrónico reconocido es un documento electrónico emitido y firmado por una Autoridad de Certificación que identifica a una persona (física o jurídica) y la vincula con una clave. De este modo, al asociarse una clave pública (e indirectamente a la privada correspondiente) a una identidad, ésta quede ligada a los documentos electrónicos sobre la que se aplica. Esta asociación está firmada por una autoridad de confianza (Autoridad de Certificación), que es la que nos garantiza que la pareja de claves está vinculada a la persona titular del certificado. La base de la seguridad del certificado consiste en que la clave privada es custodiada por su propietario y nunca es cedida a terceros (suele protegerse mediante un PIN). Ni siquiera la ha de conocer la Autoridad de Certificación, que firma solamente la parte pública del certificado (que excluye la clave privada). 

 

El término "reconocido" se refiere a que la Autoridad de Certificación que lo emite cumple con los requisitos establecidos en la Ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias del solicitante y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presta.

 

¿Qué información posee un certificado electrónico?

 

Un certificado contiene la siguiente información:

 

  • Identificación del titular del certificado (Nombre y apellidos del titular, NIF, e-mail…).

  • Distintivos del certificado: versión, número de serie, fecha de emisión, fecha de caducidad, identificadores de algoritmos de firmas y empleo de claves, etc.

  • Una pareja de claves: pública y privada.

  • La identidad de la Autoridad de Certificación que lo emitió.

  • La firma electrónica del certificado con la clave de dicha autoridad de certificación.

  • Parte privada del certificado: clave privada.

  • Parte pública del certificado: resto de datos del certificado, incluida la firma electrónica de la Autoridad de Certificación.

 

¿Para qué sirve un certificado electrónico y qué garantiza?

 

Un certificado digital es, en resumen, un conjunto de datos que permite:

 

Autenticar la identidad del usuario ante terceros, de forma electrónica, validada por una autoridad de confianza.

Firmar electrónicamente un documento, garantizando la integridad de dicho documento (que no se ha manipulado o ha cambiado), su vinculación con el firmante (la identidad del titular del certificado), y su autenticidad y el no repudio (el usuario firmante no puede negar que efectivamente lo firmó).

En algunos casos, la firma electrónica también permite garantizar la confidencialidad de un documento, cifrando los datos para que solamente el destinatario pueda acceder a su contenido. Estas garantías se pueden dar por la existencia de una autoridad certificadora que, mediante su firma en el certificado, garantiza que la identidad que recoge el certificado se corresponde con el titular del certificado.

 

¿Qué certificados digitales admite la Sede Electrónica de la UPV/EHU?

 

La Sede Electrónica de la UPV/EHU admite, entre otros, los siguientes sistemas:

 

Certificados emitidos por Izenpe (tarjeta corporativa, tarjeta del ciudadano/a,...) www.izenpe.eus.

Certificados emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT-RCM) www.cert.fnmt.es.

DNI electrónico www.dnielectronico.es.

Aquellos otros que se recojan en la Sede Electrónica de la UPV/EHU.

 

Más certificados de prestadores de servicios de certificación.

 

¿Qué tipo de certificados electrónicos se pueden tener?


Según el soporte de almacenamiento, los tipos de certificados que puede obtener son básicamente dos:

 

Certificado de software: certificado cuyo soporte físico es un fichero que se almacena en un ordenador, en un servidor o en un navegador.

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT-RCM) emite este tipo de certificado para personas físicas de forma gratuita.

 

Certificado de tarjeta: el certificado electrónico se encuentra en una tarjeta criptográfica inteligente.

El DNI electrónico contiene un certificado de este tipo.

El certificado ciudadano de Izenpe solo se emite en este formato.

 

¿Qué aporta tener el certificado en una tarjeta criptográfica inteligente?


El empleo de una tarjeta criptográfica inteligente como almacén de los certificados aporta, sobre todo, un incremento de la seguridad del sistema de certificación, ya que:

 

Las claves, pública y privada, pueden generarse en la tarjeta criptográfica en el momento de la creación del certificado.

Los procesos criptográficos de cifrado que requieren de la clave privada de un certificado almacenado en ella se realizan en la propia tarjeta (dispone de un procesador para ello), de modo que la clave privada nunca sale de la tarjeta.

Para utilizar los certificados que aloja es necesario introducirla en un lector de tarjetas apropiado y conocer un PIN de acceso. Tras retirar la tarjeta del lector, el sistema no podrá realizar ninguna operación con dichos certificados.

 

¿Puedo utilizar varios certificados electrónicos?

 

Se puede tener más de un certificado electrónico de software instalado en el navegador y en el momento de utilizar se preguntará cuál de ellos se quiere utilizar.

 

¿Se puede utilizar un certificado en cualquier ordenador?

 

Cuando se utiliza un certificado almacenado en una tarjeta inteligente se podrá utilizar en cualquier equipo que tenga instalado un lector de tarjetas y el software necesario para su funcionamiento. Si el certificado está almacenado en el ordenador, es necesario exportar el certificado a un fichero y posteriormente importar el certificado en el navegador del nuevo ordenador.

 

¿Qué es una firma electrónica? 

 

La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica establece los siguientes conceptos:


Firma electrónica: conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
Firma electrónica reconocida: es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

 

La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

 

¿Qué garantía técnica me ofrece una firma electrónica?


La firma electrónica permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, ya que está vinculada matemáticamente tanto al documento como al firmante.

 

¿Qué garantía legal me ofrece una firma electrónica?


La Ley 59/2003 de firma electrónica regula la firma electrónica, su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación.

 

¿Qué elementos contiene un documento firmado electrónicamente?


Un documento firmado electrónicamente debe incluir:

 

El documento original.

Su huella digital cifrada con la clave privada del firmante.

La parte pública del certificado del firmante.

 

¿Pueden firmar un documento varias personas?

 

Los documentos pueden ser firmados por varias personas o firmantes. Se pueden dar dos casos:

 

Co-firma o firma en línea: firma múltiple en la que todos los firmantes están al mismo nivel y en la que no importa el orden en el que se firma.
Contra-firma o firma en cascada: firma múltiple en la que el orden en el que se firma es importante, ya que cada firma debe refrendar o certificar la firma del firmante anterior. 

 

¿Qué es un código seguro de verificación (CSV)?

 

Un Código Seguro de Verificación es un sistema de firma electrónica que se puede emplear en actuaciones administrativas automatizadas y permite comprobar la integridad de un documento y su vinculación con la Universidad. Consta de un código, normalmente de longitud fija y formado por caracteres alfanuméricos, que es único por cada documento expedido y archivado.

 

¿Para qué sirve el CSV?

 

El CSV permite contrastar la autenticidad e integridad y la validez de la firma de un documento. Accediendo a la Sede Electrónica e introduciendo el código en el servicio de verificación de documentos, nos devolverá el documento electrónico asociado a dicho código. Este código confiere a cualquier documento en papel que lo incluya el carácter de copia auténtica del documento electrónico original, y podrá presentarse en cualquier otro organismo para comprobar su veracidad y que no ha sido alterado.

 

https://egoitza.ehu.eus/verifica

 

 

REGISTRO ELECTRÓNICO

 

¿Qué es el Registro Electrónico?

 

El Registro Electrónico General de la UPV/EHU es el registro habilitado para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como la documentación necesaria, en la tramitación electrónica de los procedimientos y trámites disponibles en el Catálogo de Procedimientos de la Sede Electrónica.

 

¿Cuáles son los requisitos técnicos necesarios de los que debo disponer para la utilización del Registro Electrónico?

 

Un certificado de firma digital válido y admitido por la UPV/EHU (con sus correspondientes códigos privados).

Autofirma https://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html.

Una versión de navegador compatible:

  • Google Chrome (versión 80 o superior) - Navegador recomendado.

  • Mozilla Firefox (versión 72 o superior).

  • Safari (versión 13 o superior).

  • Internet Explorer - Navegador no recomendado.

Una versión de java compatible y actualizada www.java.com.
 

¿Puedo utilizar el Registro Electrónico en euskera?

 

Sí. La misma aplicación del Registro Electrónico de la UPV/EHU permite seleccionar cualquiera de los idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma del País Vasco (Euskara/Español) para el uso de la aplicación.

 

¿Cuándo puedo utilizar el Registro Electrónico?

 

Todos los días del año, durante las 24 horas del día.

 

¿Qué fecha y hora debo tener en cuenta para el cómputo de plazos?

 

La fecha y hora oficial de la Sede Electrónica es la que tendrá validez legal para el cómputo de plazos. Además, hay que tener en cuenta que esta fecha y hora será la que corresponda al momento en que se realiza el asiento registral en el Registro Electrónico, y no en la que se inicia el proceso de presentación.

Por ejemplo, supongamos el caso de la presentación por registro de una solicitud, cuyo plazo de entrega termina el día hábil 20 de septiembre. Si usted comienza a rellenar su solicitud a las 23:55 horas de ese día, pero termina a las 00:01 horas del día siguiente, la solicitud estará entregada fuera de plazo.

 

¿Puedo presentar una solicitud en un día inhábil?

 

Sí. La presentación de solicitudes podrá realizarse durante las 24 horas de todos los días del año, pero a efectos legales se entenderá efectuada en la primera hora del primer día hábil siguiente (salvo que se permita expresamente la recepción en un día inhábil).

 

Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.

 

¿Cómo saber si la UPV/EHU ha recibido la solicitud o escrito que he presentado en el Registro Electrónico?

 

El Registro Electrónico emitirá automáticamente un acuse acreditativo de la presentación de la solicitud o escrito de que se trate, en el que constarán los datos proporcionados por la persona interesada. Dicho acuse consiste en un fichero electrónico firmado por la UPV/EHU que goza de plena validez legal y contiene un sello de tiempo, que es la prueba de que el documento enviado entró en el registro en una fecha y hora concreta.

 

¿Qué ocurre si no obtengo el recibo acreditativo de la presentación en el Registro Electrónico?

 

La persona usuaria deberá ser advertida de que la no generación del recibo, o en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión implica que no se ha producido la entrada de solicitud, debiendo realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros medios.

 

¿Una vez presentada la solicitud o escrito a través del Registro Electrónico, cómo recibo la correspondiente resolución?

 

Si la persona solicitante ha proporcionado una dirección de correo electrónico recibirá en el mismo un aviso comunicándole la puesta a disposición de la resolución y cualquier otro documento que forme parte del expediente en el buzón de notificación electrónica, al que podrá acceder pinchando en "Área personal > Mi carpeta" en la Sede Electrónica. Asimismo, a través de este servicio "Mi carpeta" la persona interesada podrá comprobar en todo momento el estado de tramitación del procedimiento.

 

https://egoitza.ehu.eus/area-personal

 

¿Puedo usar el Registro Electrónico de la UPV/EHU para presentar documentos dirigidos a otras Administraciones Públicas u organismos?

 

No, solamente se podrán presentar solicitudes, escritos y comunicaciones relacionados con aquellos procedimientos y trámites del ámbito competencial de la UPV/EHU.