Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Politika

Erabaki proposamena, UPV/EHUko Gobernu Kontseiluaren 2014ko apirilaren 10eko bilerarako: UPV/EHUren Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Politika onartzea

Herritarrek Zerbitzu Publikoetan Sarbide Elektronikoa Izateari buruzko ekainaren 22ko 11/2007 Legeko 42. artikulua garatzeko, 4/2010 Errege Dekretuak, Elkarreragingarritasun Eskema Nazionala arautzen duenak administrazio elektronikoaren esparruan, xedatzen du, 21. artikuluan, administrazio publikoek beharrezkoak diren antolaketa neurriak eta neurri teknikoak hartuko dituztela dokumentu elektronikoen elkarreragingarritasuna bermatzeko, dokumentuok berreskuratzeari eta gordetzeari dagokionez, horien bizi zikloan zehar. Neurri horietako bat da, tratamenduari dagokionez, dokumentu elektronikoak gestionatzeko politika bat definitzea, dokumentuak eta espedienteak sortu eta gestionatzeko erabili behar diren arau eta prozedura espezifikoen arabera.

Dokumentuak sortu eta gestionatzea erakundeen jarduera, prozesu eta sistemen zati bat da. Gestio sistemek antolaketaren helburuak lortzera bideratutako metodologia eskaintzen dute, erabakiak hartzeko sostengu izateko balio izateaz gain baliabideak eraginkortasun handiagoz gestionatzen laguntzen dute, eta kontuak emateko euskarri moduan ere funtzionatzen dute.

Dokumentuen gestio berrirako funtsezko elementuak hiru mailatan dituzte erreferenteak:

  1. Sistema desberdinen artean datuak partekatu eta informazioa eta ezagutza trukatuko direla bermatzeko Elkarreragingarritasun Eskema Nazionalaren ereduari jarraituko dion dokumentuen gestiorako politika.
  2. Politika hori dokumentuen gestiorako eredu batean garatu da. Eredu horrek:
    • a) Legezko baldintzei erantzun beharko die.
    • b) Dokumentuen gestioaren arloko arduradunak zehaztuko ditu.
    • c) Dokumentuen bizitza zikloa zehaztuko du.
    • d) Dokumentu entitateak eta prozesuak deskribatuko ditu.
    • e) Dokumentuen gestioan erabili behar den erakunde azpiegitura adierazten du.
  3. Eredua UPV/EHUko berezitasunak biltzen dituen zehaztapenetan gauzatzen da.

UPV/EHUk ez dauka zehaztuta dokumentuak gestionatzeko eredurik; hortaz, agindu hori betetze aldera, dokumentuak gestionatu eta artxibatzeko unibertsitatearen sistema antolatzeko marko orokor bat ezarri nahi da, kalitate eta bikaintasun irizpideak oinarrian izango dituena. Hau da, ziurtatu nahi da dokumentuak, beren euskarria edozein delarik ere, eta edozein organoren eginkizunen eta jardueren ondorio izanik ere, berreskuratu eta kontserbatzeko moduan sortu eta antolatuko direla; izan ere, dokumentu ondare hori memoria historiko kolektiboaren funtsezko zati bat baita.

Oinarrizko marko hori da Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Politika izeneko dokumentuan jaso dena. Dokumentuak Balioetsi eta Garbitzeko Batzordeak eta Administrazio Elektronikoko Batzordeak aho batez egin zuten politika horren alde 2014ko martxoaren 12an bi batzordeek batera egindako bileran, eta bilera horren emaitza da Gobernu Kontseiluari aurkezten zaion testua, onar dezan.

Hori guztia kontuan hartuta, emandako eskumenen babesean, Gobernu Kontseiluari aurkezten diot ondoko

ERABAKI PROPOSAMENA

Lehenengoa.- Onartzea UPV/EHUko Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Politika, honekin batera doan dokumentuan jasotako baldintzetan.

Bigarrena.- Erabaki honen berri ematea errektoreordetza guztiei, ikastegi guztiei eta UPV/EHUko gainontzeko organo guztiei erabakia zabal dezaten.

Leioa, 2014ko apirilaren 4a.

José Luis Martín González
UPV/EHUko IDAZKARI NAGUSIA

UPV/EHUren Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Politika

Gertakariak

Administrazio publikoaren jardunak dokumentuen ondare bat sortzen du, memoria historiko kolektiboaren funtsezko zatia dena. Ondare horrek, aldi berean, modu jarraian informatzen du jardun publikoa eta, hortaz, garrantzitsua da dokumentu publikoen tratamendu, zaintza eta zabalkundeari arreta berezia eskaintzea. Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitateak dokumentu ugari sortu eta jasotzen ditu, bere xede diren ikasketa, irakaskuntza eta ikerketarako beharrezkoak diren jardueren ondorio. Dokumentu horiek, aipatutako jardun administratiboa islatzeaz gain, bestelako balioak izan ditzakete: fiskala, legala eta, azken fasean, historikoa, erakundearen memoria.

Jardun hori garrantzitsua da administrazioaren barruko esparruan baina, horrez gain, badu izan kanpokorako hedadura ere; unibertsitateko administrazioak ez du gestionatzen papera, informazioa baino, eta horrek erabiltzeen eskubideei eragiten die, eskubide horiek bermatu egin behar direlako. Baina eragiten dio, halaber, unibertsitatearen beraren antolamenduari, erakundearen jarduna kontrolatu eta ikuskatu egin baitaiteke.

Ezin da saihestu, bestalde, informazio eta komunikazio teknologien eragina eremu honetan. Gizarte teknologikoak eta ingurune digitalak berebiziko bultzada eman diote administrazio elektronikoari. Horren ildotik, 4/2010 Errege Dekretuak, Elkarreragingarritasun Eskema Nazionala arautzen duenak administrazio elektronikoaren esparruan, xedatzen du, 21. artikuluan, dokumentu elektronikoak gestionatzeko politika bat definitu behar dela, dokumentuak eskuratu eta gordetzeko beharrezkoak diren antolaketa neurri tekniko gisa.

Administrazio elektroniko horren testigantzak egokiro gorde beharrak, bai eta aurreko garaietan sortutako dokumentuak ere, egoera bereziki nahasian kokatzen gaitu. Orain prestatuko ditugun mekanismoek ahalbidetu egin behar dute gaur egungo belaunaldiaren eta hurrengoen memoria dokumentala gordeko dela, betiko gordeko den dokumentu ondare kolektibo bihurtuta.

Adierazitako guztiagatik, Euskal Herriko Unibertsitateak Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Politika hau onartu du.

UPV/EHUren Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Politika

Xedea

UPV/EHUk bere dokumentuak gestionatzen ditu eta unibertsitatearentzat inoiz ahitzen ez den balioa dutenak identifikatzen, zerbaiten froga direlako edo informazioa ematen dutelako, eta unibertsitatearen iraganeko zein gaur egungo jarduerak ezagutzen laguntzen diotelako erakundeari. Espezializazioa ere eskaintzen du, bai eta unibertsitateko kide guztientzat zein gizarte osoarentzat garrantzitsua den unibertsitatearen dokumentu ondarea gestionatzeko zerbitzua ere, ondare hori erabilgarria izan eta eskuragarri egon dadin.

Oinarriak

Euskal Herriko Unibertsitateak, politika honen bidez, esparru bat eskaintzen du, ziurtatzeko modu kontrolatuan sortu eta gordeko direla unibertsitatearen eginkizunen eta jardueren ondorio diren dokumentuak.

Euskal Herriko Unibertsitateak sistema propio bat prestatuko du, bere dokumentuak gestionatzeko eta artxibatzeko, erakundearen memoria gorde egingo dela bermatuko duten kalitate eta bikaintasun irizpideak aplikatuta.

Artxiboko zerbitzuen eta dokumentuen gestio osoa homogeneizatu eta arautu egingo da. Dokumentazioa arrazionalizatu egingo da fase guztietan, gestio eraginkorra eta egokia bermatzeko, eta uztartu egingo dira paperezko dokumentuen tratamendurako estrategiak eta dokumentu elektronikoen tratamendurako estrategiak, mota bietako dokumentuak izango baititugu elkarrekin epe ertainera.

UPV/EHUk beharrezko baliabideak jarriko ditu politika hau ezartzeko, hala abian jartzeko nola denboran zehar mantendu eta hobetzeko.

Era berean, unibertsitatearen zerbitzura diharduten pertsona guztien eskura jarriko ditu sistemak egokiro funtziona dezan beharrezkoak diren tresnak, eta arreta berezia eskainiko dio dokumentuen gestiorako prestakuntzari.

Politika hau ezartzean kontuan izango dira unibertsitateak onar ditzakeen eta dokumentuen gestioarekin zerikusia izan dezaketen bestelako planak, modu koordinatuan jardungo baita.

Politika honen jarraipena egingo da, bai eta berrikusi ere, eta horretarako kontuan hatuko dira unibertsitateko kideek egingo dituzten ekarpenak sistema hobetzeko nahiz berrikuntza estrategiak proposatzeko, dokumentuak gestionatu eta artxibatzeko sistema praktiko eta funtzionala eraikitzeko asmoz.

Printzipioak

Politika honen helburua da edozein euskarritan sortu, gestionatu eta artxibatzea dokumentuak, benetakoak, fidagarriak, osoak eta erabilgarriak izan daitezen eta UPV/EHUren eginkizunetarako eta jardueretarako lagungarri, behar besteko denboran.

Bermatuko du UPV/EHUko maila guztietan zabaldu eta ezarri ahal izatea, nahitaez bete beharrekoa baita.

Administrazioen arteko lankidetzaren alorrean bermatuko du dokumentuak elkarri onartzea, bai eta beste unibertsitateen identifikazio eta egiaztatze bitartekoak onartzea ere, legerian xedatutakoaren araberakoak badira.

UPV/EHUren politika honen ildotik sortuko da Euskal Herriko Unibertsitatearen Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Sistema eta, era berean, Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Eredua garatu eta ezarriko da.

  • Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Sistema erakundearen sistema bat da, laguntzen duena, modu eraginkorrean eta metodologia propioa erabilita, dokumentuak sortu eta artxibatzeko prozesuak definitzen, betiere bermatuta dokumentuak egokiro sortu, tratatu eta gordeko direla, eskuragarriak izango direla eta elkarrekiko erlazionatuta egongo direla.
  • Dokumentuak Gestionatzeko Eredua eskema teoriko bat da eta erakundearen dokumentuen gestioa ulertzen eta homogeneoki ezartzen laguntzen du, dokumentuaren euskarri fisikoa dena delakoa izanda.

Eskema teoriko hori UPV/EHUren Dokumentuak Gestionatu eta Artxibatzeko Planean gauzatuko da, bat etorriko dena Administrazio Elektronikoa Ezartzeko Planean adierazitako ekintzen estrategia eta plangintzarekin.

Rol, erantzukizun eta eginkizun hauek zehaztu dira:

  • Sistemaren gestioa UPV/EHUko idazkari nagusiari dagokio, eta bera arduratuko da politika hau betearazteaz, dokumentuak antolatu, gestionatu, tratatu, zaindu eta zabalduko dituen organoaren bitartez.
  • Gerentziak euskarria emango dio UPV/EHUren dokumentuak gestionatzeko eta artxibatzeko sistemari, IKT gerenteordetzaren bitartez, eta beharrezko neurriak hartuko ditu erabiliko den sistema informatikoak berma ditzan bete egingo direla erakundearen dokumentuak gestionatu eta artxibatzeko politikaren oinarriak eta printzipioak.

Politika hau aldiro aztertu eta ebaluatuko da, UPV/EHUren premiei erantzun ditzan une oro eta, bereziki, bat etor dadin onartuko diren plan estrategikoetan jasoko diren ildoekin. Era berean, plan horietan aintzat izan beharko da unibertsitatearen konpromisoa politika honekiko.

Aplikazio eremu subjektiboa

Politika hau erakunde osoan da aplikagarria eta eragiten die kide anitzeko zein kide bakarreko gobernu eta ordezkaritza organoei nahiz ordezkaritza organoetan parte hartzen duten irakasle eta ikertzaileei, administrazio eta zerbitzuetako langileei eta ikasleei, bai eta, oro har, UPV/EHUrekin harremana duten gizarteko kideei ere. Politika aplikatuko da, lan ingurunea dena delakoa izanda, unibertsitatearen atal guztietan.

Aplikazio eremu objektiboa

Gestio lanetan nahiz irakaskuntzako eta ikerketako zereginetan pertsonek sortzen eta jasotzen dituzten dokumentu guztiei aplikatuko zaie, euskarria eta dokumentua sortu den data dena delakoa izanda, bai eta erakundean aurrera eramaten diren jardueren adierazgarri eta lekuko diren UPV/EHUko dokumentuei ere.