Preguntas Frecuentes. Administración Electrónica.

1. ¿Qué es la administración electrónica?

La e-administración o administración electrónica es el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las administraciones públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas.

2. ¿Qué es la Sede Electrónica de la UPV/EHU?

La sede electrónica de la UPV/EHU es el sitio web institucional de la Universidad, que sirve de plataforma para que los administrados puedan relacionarse con la misma, accediendo a los servicios y a los trámites electrónicos que gestiona. La UPV/EHU garantiza la integridad y veracidad de su contenido que estará actualizado.

3. ¿Qué se puede hacer a través de la Sede Electrónica?

Se puede acceder a los servicios y realizar trámites de forma electrónica. Los trámites y procedimientos que pueden gestionarse por este medio irán incorporándose progresivamente a la Sede Electrónica y a ellos se podrá acceder desde el Catálogo de Procedimientos. Asimismo, se podrá consultar el estado de los expedientes, recibir notificaciones electrónicas, verificar la autenticidad de los documentos electrónicos, consultar la normativa universitaria, etc.

4. ¿Es lo mismo "página web" que "Sede Electrónica"?

No, la página web contiene también información que no necesita autenticación, mientras que la Sede electrónica es un sitio seguro donde se realizan trámites electrónicos mediante la correspondiente autenticación. No obstante, cuando se accede a la página de inicio de la Sede o a sus contenidos generales se accede sin necesidad de identificación, pero ésta será necesaria si se desea acceder a los trámites electrónicos en los que se exija.

5. ¿Es seguro utilizar los servicios de la Sede?

Sí. La comunicación con la Sede es segura y fiable. Toda la información está cifrada y garantizan la identidad de ambas partes, por tanto, los datos intercambiados en ambos sentidos (persona usuaria y sede) no pueden ser interceptados por terceros. Por ello, la Sede Electrónica de la UPV/EHU utiliza para identificarse y garantizar una comunicación segura con la misma un certificado específico de dispositivo seguro emitido por IZENPE.

6. ¿Cómo me identifico en la Sede Electrónica?

Para acceder a los servicios ofrecidos desde la sede electrónica e identificarse en la misma se podrán utilizar cualquiera de los sistemas de firma electrónica admitidos por la UPV/EHU. Para la realización de aquellas actuaciones que requieran asegurar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos deberán utilizarse sistemas de firma avanzada.

Si la actuación o el trámite de sede sólo exige la identificación de la persona interesada, se podrán autorizar supuestos en los que baste utilizar sistemas alternativos basados en el uso de claves concertadas u otros sistemas no criptográficos.

7. ¿Qué certificados digitales admite la Sede Electrónica de la UPV/EHU?

Un certificado digital permite identificar a su titular. Asegura la identidad de la persona que establece la comunicación electrónica y si se utiliza para firmar datos o documentos permite garantizar además, que éstos no han sido modificados.

Los certificados digitales son emitidos por una Autoridad Certificadora. Pueden emplearse: la tarjeta corporativa de la UPV/EHU, la tarjeta del ciudadano/a, emitidas estas por IZENPE (www.izenpe.com), los certificados emitidos por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (www.cert.fnmt.es), y en todo caso, el DNI electrónico (www.dnielectronico.es), así como aquellos otros que se recojan en la Sede Electrónica de la UPV/EHU.

8. ¿Puedo utilizar varios certificados electrónicos?

Puede tener más de un certificado electrónico de software instalado en su navegador y en el momento de utilizar se le preguntará cuál de ellos quiere utilizar.

9. ¿Se pude utilizar un certificado en cualquier ordenador?

Cuando se utiliza un certificado almacenado en una tarjeta inteligente se podrá utilizar en cualquier equipo que tenga instalado un lector de tarjetas y el software necesario para su funcionamiento. Si el certificado está almacenado en el ordenador, es necesario exportar el certificado a un fichero y posteriormente importar el certificado en el navegador del nuevo ordenador.

10. ¿Qué es el Catálogo de Procedimientos?

El catálogo de procedimientos electrónicos es el instrumento de referencia que recopila, describe y clasifica todos los procedimientos, trámites y servicios susceptibles de ser tramitados por medios electrónicos. Dicho catálogo figurará de forma claramente visible en la Sede Electrónica. Los procedimientos, trámites y servicios figurarán en el citado catálogo agrupados en función del sector universitario al que pertenecen (PDI, PAS, alumnado y otros).

11. ¿Quién se encarga de impulsar la implantación de la administración electrónica?

En la UPV/EHU, la e-administración está adscrita a la Secretaría General, quien se encarga de la planificación de su puesta en marcha y de su implantación con la colaboración de la Vicegerencia de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

12. ¿Qué es el Registro Electrónico?

El Registro Electrónico es un registro auxiliar del Registro General, pero únicamente habilitado para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones relacionados con determinados procedimientos y trámites transmitidos por medios electrónicos. Estos procedimientos se publicarán en el Catálogo de Procedimientos de la Sede Electrónica.

El Registro presencial convivirá con el Registro Electrónico, por lo que se podrá hacer uso de cualquier ventanilla/oficina del Registro General de la UPV/EHU.

13. ¿Puedo usar el Registro Electrónico de la UPV/EHU para presentar documentos dirigidos a otras Administraciones Públicas u organismos?

No, solamente se podrán presentar solicitudes, escritos y comunicaciones relacionados con aquellos procedimientos y trámites del ámbito competencial de la UPV/EHU y que aparezcan publicados en el Catálogo de Procedimientos, salvo que, en su caso, exista un convenio de colaboración con otra Administración al respecto.

14. ¿Cuándo puedo utilizar el Registro Electrónico?

Durante las 24 horas de los 365 días de año.

15. ¿Qué fecha y hora debo tener en cuenta para el cómputo de plazos?

La fecha y hora oficial de la Sede Electrónica es la que tendrá validez legal para el cómputo de plazos. Además hay que tener en cuenta que esta fecha y hora será la que corresponda al momento en que se realiza el asiento registral en el Registro Electrónico, y no en la que se inicia el proceso de presentación.

16. ¿Puedo presentar una solicitud en un día inhábil?

Sí. La presentación de solicitudes podrá realizarse durante las 24 horas de todos los días del año, pero a efectos legales se entenderá efectuada en la primera hora del primer día hábil siguiente (salvo que se permita expresamente la recepción en un día inhábil).

17. ¿Cómo saber si la UPV/EHU ha recibido la solicitud o escrito que he presentado en el Registro Electrónico?

El Registro Electrónico emitirá automáticamente un recibo acreditativo de la presentación de la solicitud o escrito de que se trate, en el que constarán los datos proporcionados por la persona interesada, junto con la acreditación de la fecha y hora en que se produjo la recepción y el número de entrada asignado. Dicho recibo consiste en un fichero electrónico firmado por la UPV/EHU que goza de plena validez legal que deberá descargarse y conservarse como justificante.

18. ¿Qué ocurre si no obtengo el recibo acreditativo de la presentación en el Registro Electrónico?

La persona usuaria deberá ser advertida de que la no generación del recibo, o en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia de la transmisión implica que no se ha producido la entrada de solicitud, debiendo realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros medios.

19. ¿Cuáles son los requisitos técnicos necesarios de los que debo disponer para la utilización del Registro Electrónico?

  • Un certificado de firma digital válido y admitido por la UPV/EHU (con sus correspondientes códigos privados).
  • Una versión de java compatible y actualizada (www.java.com).
  • Una versión reciente de alguno de los siguientes navegadores web:
    • Microsoft Internet Explorer
    • Mozilla Firefox
    • Google Chrome

20. ¿Puedo utilizar el Registro Electrónico en euskera?

Sí. La misma aplicación del Registro Electrónico de la UPV/EHU permite seleccionar cualquiera de los idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma del País Vasco (euskera/español) para el uso de la aplicación. Además, en la cumplimentación del formulario se pregunta a la persona solicitante en qué idioma de los oficiales se quiere recibir la resolución de la solicitud o escrito presentado.

21. ¿Una vez presentada la solicitud o escrito a través del Registro Electrónico, cómo recibo la correspondiente resolución?

La persona solicitante recibirá por correo electrónico un aviso comunicándole que la resolución se encuentra en el buzón de notificación electrónica a su disposición, a cuyo efecto deberá pinchar en "mis gestiones" en la Sede Electrónica. Asimismo, a través de este servicio ("mis gestiones") la persona interesada podrá comprobar el estado de tramitación de todas las realizadas por esta vía.

22. ¿De cuánto tiempo dispongo, una vez haya accedido a la aplicación del Registro Electrónico, para realizar la presentación de la solicitud o escrito?

No hay tiempo límite para realizar las actuaciones necesarias para el cumplimiento y envío de la solicitud o escrito. No obstante, la sesión caducará al cabo de 30 minutos de inactividad en la misma.

23. ¿Qué es un código seguro de verificación (CSV)?

El CSV, o código seguro de verificación de documentos, consiste en un conjunto de dígitos que identifican de forma única cualquiera de los documentos electrónicos generados y emitidos por la Universidad. Este código se encuentra impreso en todas y cada una de las páginas de cada documento.

24. ¿Para qué sirve el CSV?

El CSV te permite contrastar la autenticidad e integridad y la validez de la firma de un documento originalmente electrónico emitido por la UPV/EHU. Esta funcionalidad es muy útil cuando la o el ciudadano  ha impreso el documento electrónico emitido por la Universidad  y lo presenta en algún otro organismo o institución, de manera que esa otra entidad pueda comprobar la veracidad del documento presentado y que no ha sido alterado.