Resolución del Secretario General, de 15 de enero de 2014, por la que se implanta el procedimiento electrónico de solicitud de diversos certificados para el Personal Docente e Investigador de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU)

Resolución

ANTECEDENTES

El artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, insta a las Administraciones Públicas, entre ellas a la UPV/EHU, a que promuevan la incorporación de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias.

Por su parte, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (en adelante LAECSP), reconoce en su artículo 6 el derecho de éstos a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos. A tales efectos, la citada norma, en su disposición final tercera, establece que los derechos citados en el artículo 6 de la LAECSP podrán ser ejercidos en los procedimientos y actuaciones adaptados a los medios electrónicos cuya relación hará pública y mantendrá actualizada la respectiva Administración Pública. Junto a ello, la citada Ley establece además, la obligación de las Administraciones Públicas de rediseñar sus procedimientos y dotarse de los medios técnicos/electrónicos necesarios para el ejercicio de tales derechos.

Más concretamente, el Plan Estratégico de la UPV/EHU 2012-2017, aprobado por el Consejo de Gobierno de 21 de junio de 2012, señala como uno de sus objetivos "desarrollar la gestión por procesos, más ágil, más profesionalizada, eficiente, eficaz, transparente y amable, adquiriendo un compromiso para el control eficaz y eficiente del gasto", potenciándose así, el uso de las tecnologías de la información y la comunicación para optimizar los procesos de gestión, adecuado a la normativa vigente sobre seguridad y protección de datos.

Efectivamente, uno de los aspectos que aparece detrás del concepto de Administración Electrónica es el cambio de los procedimientos tradicionales en papel a procedimientos electrónicos. En este sentido, además del ahorro económico de papel que puede suponer convertir los procedimientos en procedimientos electrónicos, las y los miembros de la comunidad universitaria, al interactuar electrónicamente con la UPV/EHU, percibirán mayor celeridad y agilidad durante la tramitación del procedimiento de que se trate, accediendo a la herramienta informática que soporta el procedimiento desde cualquier lugar conectado a Internet, con el único requisito de identificarse.

La Secretaría General, previo informe favorable de la Comisión de Administración Electrónica en su sesión de 15 de enero de 2014, y con la previa conformidad de los Vicerrectorados implicados, ha considerado conveniente implantar el procedimiento electrónico de solicitud de determinados certificados para el personal docente e investigador de la Universidad e incorporar dicho procedimiento al Catálogo de Procedimientos administrativos electrónicos de la Universidad, todo ello en cumplimiento a lo dispuesto en la Normativa por la que se crea el Catálogo de Procedimientos Electrónicos de la UPV/EHU.

Se constata que la aplicación informática que sustenta el procedimiento cuenta con todas las condiciones de seguridad técnica y jurídica, aludidas en el artículo 5. d) de la citada normativa.

Por todo ello,

RESUELVE

PRIMERO.- Aprobar la implantación en el ámbito de la UPV/EHU del procedimiento electrónico automatizado de solicitud y obtención de diversos certificados expedidos por la Universidad para el personal docente e investigador.

SEGUNDO.- Este procedimiento de tramitación exclusivamente electrónico será de aplicación a todo el personal docente e investigador que preste servicios en la UPV/EHU y desee obtener los certificados que se ofrecen.

TERCERO.- El acceso al procedimiento electrónico de solicitud de certificados se realizará a través del Catálogo de procedimientos administrativos electrónicos ubicado en la Sede Electrónica de la UPV/EHU, agrupado dentro del colectivo de personal docente e investigador y en función del órgano, servicio o unidad responsable del procedimiento. Para dicho acceso será obligatorio que la persona solicitante se identifique con las claves concertadas de usuario y clave correspondiente a su LDAP.

El procedimiento incluirá una ficha informativa (ANEXO I) a través de la cual se obtendrá la información general del procedimiento, así como de su tramitación.

CUARTO.- La tramitación del procedimiento se iniciará cumplimentando el formulario de solicitud disponible en la aplicación electrónica, con los datos personales de la persona solicitante, y se marcará la casilla de selección de cada certificado que se necesite y, en su caso, se seleccionará los cursos de inicio y fin o el año académico.

El envío de la solicitud se registrará de forma automática en el registro general de la UPV/EHU y la persona solicitante recibirá un correo con el resguardo de dicha solicitud registrada.

Tras la generación del certificado, la persona solicitante recibirá un nuevo correo comunicándole que el certificado lo tiene disponible para su descarga en la aplicación. En ese mismo correo aparecerá un enlace a través del cual se podrá acceder al certificado.

Los certificados, que se generarán de forma automatizada y en formato electrónico, incorporarán un código seguro de verificación (csv) producido electrónicamente de acuerdo con lo previsto en el artículo 18.1 apartado b) de la LAECS, equivalente a la firma electrónica, lo cual permitirá contrastar su autenticidad e integridad accediendo a través del código al documento original archivado en el sistema, excepto el "Certificado de pertenencia a la UPV/EHU", que tratándose de un procedimiento no automatizado, además del csv, incorporará la firma electrónica del responsable.

También se podrá acceder al documento original mediante cualquier soporte electrónico que pueda leer el código QR indicado en los certificados.

QUINTO. La aplicación permite realizar un seguimiento de las solicitudes y acceder a los expedientes de cada persona solicitante.

SEXTO. Los certificados disponibles para su solicitud en la aplicación informática serán los siguientes:

Para Servicios Prestados:

  • a) Hoja de Servicios
  • b) Quinquenios
  • c) Sexenios
  • d) Encargo docente
  • e) Reconocimiento de créditos docentes
  • f) Evaluación de la actividad docente (docentiaz)
  • g) Certificado de pertenencia a la UPV/EHU
  • h) Informe-resumen de encuestas de opinión al alumnado los últimos cinco años.

Para Estudios de Grado:

  • i) Certificado de dirección de Trabajos de Fin de Grado/Proyectos Fin de Grado
  • j) Certificado de participación en Tribunales de Trabajos de Fin de Grado/Proyectos Fin de Grado

Para Estudios de Postgrado:

  • k) Certificado de responsable de Máster
  • l) Certificado de dirección de Trabajos Fin de Máster
  • m) Certificado de participación en tribunales de Trabajos Fin de Máster
  • n) Certificación de responsable de programas de doctorado
  • o) Certificado de dirección de tesis doctorales
  • p) Certificado de participación en tribunales de tesis doctorales

SÉPTIMO. La gestión tecnológica de la aplicación corresponde a la Vicegerencia competente en materia de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TICs), la cual elaborará un manual de uso.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA UNICA.- Hasta que se produzca la creación de la Sede Electrónica de la UPV/EHU, el acceso a este procedimiento se incardinará dentro de la página web de la UPV/EHU.

José Luis Martín González
SECRETARIO GENERAL DE LA UPV/EHU

Anexo I

FICHA INFORMATIVA

A) DATOS GENERALES

  • Denominación: Solicitud de certificados para el PDI
  • Breve descripción: Este procedimiento permite al personal docente e investigador de la UPV/EHU solicitar una serie de certificados:
    • PARA SERVICIOS PRESTADOS:
      • hoja de servicios
      • quinquenios
      • sexenios
      • encargo docente
      • reconocimiento de créditos docentes
      • evaluación de la actividad docente (docentiaz)
      • certificado de pertenencia a la UPV/EHU
      • informe-resumen de encuestas de opinión al alumnado los últimos cinco años
    • PARA ESTUDIOS DE GRADO:
      • certificado de dirección de Trabajos Fin de Grado/Proyectos Fin de Grado
      • certificado de participación en tribunales de Trabajos de Fin de Grado / Proyectos Fin de Grado
    • PARA ESTUDIOS DE POSTGRADO:
      • certificado de responsable de Máster
      • certificado de dirección de Trabajos Fin de Máster
      • certificado de participación en tribunales de Trabajos Fin de Máster
      • certificación de responsable de programas de doctorado
      • certificado de dirección de tesis doctorales
      • certificado de participación en tribunales de tesis doctorales
  • Servicio o unidad responsable: En función del certificado que se solicita:
    • Servicio de Profesorado-Personal: Hoja de servicios, quinquenios, sexenios y certificado de pertenencia a la UPV/EHU
    • Servicio de Planificación Docente: Certificado de encargo docente y certificado de reconocimiento de créditos docentes
    • Servicio de Evaluación Docente: Evaluación de la actividad docente (docentiaz) e informe-resumen de encuestas de opinión al alumnado los últimos cinco años
    • Servicio de Estudios de Grado: Certificado de dirección de Trabajos de Fin de Grado/Proyectos Fin de Grado y certificado de participación en tribunales de Trabajos de Fin de Grado/Proyectos Fin de Grado
    • Servicio de Estudios de Postgrado: Certificado de responsable de Máster, certificado de dirección de Trabajos Fin de Máster, certificado de participación en tribunales de Trabajos Fin de Máster, certificación de responsable de programas de doctorado, certificado de dirección de tesis doctorales y certificado de participación en tribunales de tesis doctorales.
  • Persona solicitante:  Personal docente e investigador de la UPV/EHU

B) DATOS DE TRAMITACIÓN

  • Forma de iniciación: A solicitud de la persona interesada
  • Forma de tramitación:  Vía telemática
  • Lugar de tramitación: Sede Electrónica
  • Plazo de solicitud: En cualquier momento
  • Requisitos: Ser personal docente e investigador de la UPV/EHU y cumplimentar el formulario correspondiente, seleccionando los certificados que se desean.
  • Documentación requerida para su tramitación:  Ninguna
  • Requiere abono de tasas: No
  • Número de trámites o actuaciones administrativas:
    • Acceder a la aplicación con las claves de acceso LDAP
    • Cumplimentar el formulario, indicando los certificados deseados y enviar la solicitud.
    • El sistema de forma automática registra la solicitud en el registro general de la Universidad.
    • La persona solicitante recibe por correo electrónico un resguardo de la solicitud.
    • Tras la generación del certificado, la persona solicitante recibe un aviso en su correo electrónico indicándole que puede descargar el certificado desde la aplicación. Los certificados, al generarse de forma automatizada, incorporarán un código seguro de verificación (csv) como sistema de firma electrónica, salvo el certificado de pertenencia a la UPV/EHU, que junto al csv incorporará la firma electrónica del responsable.
  • Normativa aplicable:
    • Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
    • Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos
    • Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica
    • Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
    • Reglamento por el que se regula el uso de los medios electrónicos de la UPV/EHU y se crea la Sede Electrónica
    • Reglamento de Organización y Funcionamiento del Registro General y de creación del Registro Electrónico de la UPV/EHU
    • Normativa por la que se crea el Catálogo de Procedimientos Electrónicos de la UPV/EHU
    • Resolución del Secretario General por la que se implanta el procedimiento electrónico de solicitud de diversos certificados para el personal docente e investigador de la UPV/EHU
  • Plazo de resolución: Casi inmediato, puede durar varios minutos.
  • Efectos del silencio: --------
  • Fin vía administrativa: --------
  • Información de interés: Manual de ayuda para la aplicación de solicitud de certificados PDI.