Política de Gestión Documental y Archivo

Propuesta de acuerdo del Consejo de Gobierno, en su sesión de 10 de abril de 2014, por la que se aprueba la política de gestión documental y archivo de la UPV/EHU

En desarrollo del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, el Real Decreto4/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Pública, dispone en su artículo 21 que las administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y  técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Entre tales medidas se incluye la definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes.

La creación y gestión de documentos es parte integral de las actividades, procesos y sistemas de las organizaciones. Los sistemas de gestión ofrecen una metodología encaminada a la consecución de las metas de la organización,   sirven de apoyo a la toma de decisiones y permiten una gestión de recursos con una mayor eficiencia, a la vez que son soporte para la rendición de cuentas.

Las claves para una nueva gestión documental tienen referentes a 3 niveles:

  1. La Política de Gestión documental que seguirá el modelo ENI para garantizar la posibilidad de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre los diferentes sistemas.
  2. La política se desarrolla en el Modelo de Gestión documental que:
    • a) Deberá dar respuesta a los requisitos legislativos
    • b) Definirá los responsables en materia de Gestión Documental
    • c) Detallará el ciclo de vida de los documentos
    • d) Describirá las entidades y procesos documentales
    • e) Indica la infraestructura corporativa que debe utilizarse en la gestión documental
  3. El modelo se concreta en las Especificaciones que recogen las singularidades de la UPV/EHU

La UPV/EHU no tiene definido un modelo de gestión documental por lo que, en cumplimiento de este mandato, se pretende establecer un marco general para organizar su propio sistema de gestión documental y archivo con criterios de calidad y excelencia. Esto es, pretende asegurar que los documentos, independientemente de su soporte y de los órganos que los generan en el ejercicio de sus funciones y actividades, sean producidos y organizados de manera que se garantice su recuperación y conservación, ya que este patrimonio documental constituye una parte esencial de la memoria histórica colectiva.

Este marco general es el que se recoge en el documento de Política de Gestión Documental y Archivo, que ha sido informado favorablemente por unanimidad por la Comisión de Valoración y Expurgo y la Comisión de Administración Electrónica, reunidas en sesión conjunta el 12 de marzo de 2014, dando como resultado el texto que se presenta para su aprobación al Consejo de Gobierno.

Por todo ello, en el Secretario General en virtud de las competencias que tiene atribuidas, eleva al Consejo de Gobierno la siguiente

PROPUESTA DE ACUERDO

Primero.- Aprobar la Política de Gestión Documental y Archivo de la UPV/EHU en los términos del documento adjunto.

Segundo.- Comunicar este acuerdo a todos los Vicerrectorados, Centros y demás órganos de la UPV/EHU al objeto de que se de difusión al mismo.

Leioa, a 4 de abril de 2014.

José Luis Martín González
SECRETARIO GNERAL DE LA UPV/EHU

Política de Gestión Documental y Archivo de la UPV/EHU

Antecedentes

Del actuar de la Administración Pública deriva un patrimonio documental que constituye una parte esencial de la memoria histórica colectiva, al tiempo que informa la actuación pública de manera permanente, por lo que se debe prestar una especial atención al tratamiento, custodia y difusión de los documentos públicos. La Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea genera y recibe una considerable cantidad de documentación como consecuencia de las actividades necesarias para el cumplimiento de sus fines que son el estudio, la docencia y la investigación. Esta actividad administrativa se refleja en la documentación que genera que, además, puede tener otros valores como son: el fiscal, el legal y en su última fase de vida, el histórico, la memoria de esta institución.

Pero esta actividad no sólo tiene importancia en la esfera interna de la administración, también tiene una dimensión externa puesto que la administración universitaria no gestiona papel, gestiona información, y ésta tiene consecuencias en la órbita de derechos de las personas usuarias, derechos que hay que garantizar, pero también tiene consecuencias en la propia organización universitaria cuya actuación puede ser objeto de control y verificación.

Tampoco se puede obviar el efecto de la irrupción de las TIC en este ámbito. La sociedad tecnológica y el entorno digital actual han impulsado de forma espectacular la administración electrónica. En este sentido, el artículo 21 del RD4/2010 por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica establece, como una de las medidas organizativas y técnicas necesarias para garantizar la recuperación y conservación de documentos, la definición de una política de gestión de documentos electrónicos.

La conservación adecuada de los testimonios de esta administración electrónica, unida a los documentos producidos en épocas precedentes, nos sitúan en un entorno particularmente frágil. De los mecanismos que perfeccionemos hoy depende que seamos capaces de conservar la memoria documental de ésta y las siguientes generaciones, convertida en Patrimonio Documental colectivo de conservación indefinida.

Por todo ello, la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea aprueba su Política de Gestión Documental y Archivo.

Política de Gestión Documental y Archivo de la UPV/EHU

Misión

La UPV/EHU se ocupa de la gestión de sus documentos e identifica aquellos que tienen un valor continuo para la Universidad, porque aportan evidencia e información y contribuyen al conocimiento de la Universidad  sobre sus propias actividades, pasadas y presentes. También provee la especialización y el servicio para hacer posible la gestión del patrimonio documental de la Universidad de importancia para la comunidad universitaria y la sociedad en general, de manera que la haga útil y sea de fácil acceso.

Fundamentos

La Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea mediante esta política proporciona un marco para asegurar que los documentos, generados en el ejercicio de sus funciones y actividades, sean creados y mantenidos de manera controlada.

La Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea adquiere el compromiso de organizar su propio Sistema de Gestión Documental y Archivo con unos criterios de calidad y excelencia que garanticen la conservación de la memoria corporativa.

Se homogeneizará y  normalizará la gestión integral de los documentos y servicios de archivo. La racionalización de la documentación en sus diferentes fases deberá garantizar una gestión eficaz y adecuada, integrando las estrategias de tratamiento de los documentos en soporte papel con las del tratamiento de los documentos electrónicos con los que convivirán a medio plazo.

La UPV/EHU, para la correcta implantación de esta política, aportará los recursos necesarios para su puesta en funcionamiento, así como para su mantenimiento y mejora a lo largo del tiempo.

Se compromete también a difundir y a poner al alcance de todas las personas que ejercen sus funciones al servicio de la Universidad, los instrumentos necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema, con especial atención a una formación adecuada en gestión documental.

La implantación de esta Política se realizará de manera coordinada con otros Planes que apruebe la Universidad y que puedan tener relación con la gestión documental.

Esta política será objeto de seguimiento y revisión, para lo que se contará con las aportaciones que realicen todos los miembros de la Comunidad Universitaria encaminadas a la mejora del Sistema, así como a proponer estrategias de innovación para construir un sistema de gestión documental y de archivo práctico y funcional.

Principios

Esta política pretende la creación, gestión y archivo de documentos en cualquier soporte, que sean auténticos, fiables, íntegros, utilizables y capaces de prestar apoyo a las funciones y actividades de la UPV/EHU, durante el tiempo que sea necesario.

Garantizará que se transmita y se implante en todos los niveles de la UPV/EHU, al ser de obligado cumplimiento.

En el ámbito de la cooperación administrativa, garantizará el reconocimiento mutuo de los documentos y medios de identificación y autenticación de otras universidades que se ajusten a lo previsto en la legislación

Esta política corporativa de la UPV/EHU se reflejará en la creación del Sistema de Gestión Documental y Archivo de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea y en el desarrollo e implantación de su Modelo de Gestión Documental y Archivo.

  • Se entiende por  Sistema de Gestión Documental y Archivo el sistema corporativo que contribuye de manera efectiva, mediante una metodología propia, a la definición de los procesos de producción documental y archivo, garantizando la correcta creación, tratamiento, conservación, acceso y comunicación de los documentos.
  • Se entiende por Modelo de Gestión Documental el esquema teórico que debe facilitar la comprensión y homogénea implantación de la gestión documental corporativa, independientemente del soporte físico del documento.

Este esquema teórico se materializará en un Plan de Gestión Documental y Archivo de la UPV/EHU, que deberá ser consecuente con la estrategia y la planificación de las acciones recogidas en el Plan de Implantación de la Administración Electrónica.

Se establecen los siguientes roles, responsabilidades y competencias:

  • La gestión del Sistema corresponde al  Secretario o Secretaria General de la UPV/EHU, quien deberá hacer cumplir esta política a través del órgano responsable de la organización, gestión, tratamiento, custodia y difusión de la documentación.
  • La Gerencia, a través de la Vicegerencia TIC, dará soporte a todo el Sistema de Gestión Documental y Archivo de la UPV/EHU y deberá adoptar las medidas necesarias para que el sistema informático utilizado  garantice el cumplimiento de las funciones y principios de la Política de Gestión Documental y Archivo corporativa.

Esta política se revisará y evaluará periódicamente para garantizar que se ajuste en todo momento a las necesidades de la UPV/EHU y, en especial, a las líneas marcadas por los Planes Estratégicos que se aprueben. Así mismo, dichos Planes deberán tener en consideración el compromiso de la Universidad en relación a la presente política.

Ámbito de aplicación subjetiva

Esta política es aplicable a toda la institución y afecta a los Órganos Colegiados y Unipersonales de Gobierno y Representación, al personal docente e investigador, al personal de administración y servicios y al alumnado que participe en sus órganos de representación y a la sociedad en general que se relaciona con la UPV/EHU. Se aplica independientemente del entorno de trabajo y en cualquier dependencia de la Universidad.

Ámbito de aplicación objetiva

Se aplicará a todos los documentos que se creen y reciban por las personas en el desarrollo de las funciones de gestión, docencia e investigación, independientemente del soporte y de la fecha de creación, así como a todos los documentos al servicio de la UPV/EHU, que son evidencia y testimonio de las actividades que desarrollan.