Resolución del Secretario General de la UPV/EHU de fecha 18 de diciembre de 2014 por la que se implanta el procedimiento electrónico de diversas licencias y permisos para el personal docente e investigador de la Universidad y se incorpora al catálogo de procedimientos

ANTECEDENTES

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos reconoce en su artículo 6 el derecho de éstos a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos. Una de las finalidades de la Ley es, precisamente, contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las Administraciones Públicas, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, con las debidas garantías legales en la realización de sus funciones. Paralelamente, establece la obligación de las Administraciones Públicas de rediseñar sus procedimientos y dotarse de los medios técnicos/electrónicos necesarios para el ejercicio de los derechos que les correspondan.


En cumplimiento a lo dispuesto en el párrafo anterior, el Consejo de Gobierno aprobó diversas normativas en el marco del proyecto para la implantación de la Administración Electrónica de la UPV/EHU. La primera de ellas constituida por el "Reglamento por el que se regula el Uso de Medios Electrónicos de la UPV/EHU y se crea la Sede Electrónica", cuyo artículo 7 regula con carácter general el catálogo de procedimientos administrativos electrónicos, instrumento que incluye los procedimientos y trámites susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos; mientras que la segunda, la "Normativa por la que se crea el Catálogo de Procedimientos Electrónicos de la UPV/EHU", desarrolla lo dispuesto en la citada disposición.


La Disposición Adicional Segunda de la Normativa por la que se crea el Catálogo de Procedimientos Electrónicos de la UPV/EHU señala que, con carácter previo a la incorporación de procedimientos a dicho Catálogo, se realizará una fase piloto que afectará, entre otros, al procedimiento relativo a la tramitación de licencias y permisos del Personal Docente e Investigador (en adelante, PDI).


Pues bien, la Secretaría General, previo informe favorable de la Comisión de Administración Electrónica y en coordinación con el Vicerrectorado de Personal Docente e Investigador y la Vicegerencia de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, considera oportuno implantar el procedimiento electrónico de diversas licencias y permisos para el PDI e incorporar dicho procedimiento al Catálogo de Procedimientos administrativos electrónicos de la Universidad, una vez constatado que la herramienta informática que sustenta el procedimiento cuenta con todas las garantías de seguridad técnica y jurídica, referidas en el artículo 5.d) de la citada Normativa.
Por cuanto antecede, el Secretario General, en virtud de las competencias atribuidas


RESUELVE

Primero.- Aprobar la implantación del procedimiento electrónico de diversas licencias y permisos para el PDI e incorporar al catálogo de procedimientos electrónicos de la Universidad. El objeto de estos procedimientos es facilitar por medios electrónicos la presentación, tramitación y resolución de las solicitudes de licencias y permisos conforme a la normativa vigente.
 

Segundo.- Este procedimiento será de aplicación a todo el PDI que prestando servicios en la UPV/EHU en activo desee solicitar alguna licencia o permiso que necesite ausentarse de su puesto de trabajo, así como a las personas responsables que autorizan el disfrute de las licencias y permisos (Directores y Directoras de Departamento, Decanos y Decanas y Directores y Directoras de Centros y Vicerrector de Personal Docente e Investigador) y al personal de administración y servicios adscrito al Servicio de Profesorado.
 

Tercero.- De conformidad con la normativa interna de la Universidad, las licencias y permisos del PDI deben ser autorizados por el Vicerrectorado de Personal Docente e Investigador (licencias y permisos no delegados). No obstante, en determinadas licencias y permisos dicha autorización se ha delegado a favor de los Decanos y Decanas y Directores y Directoras de Centro (licencias y permisos delegados).
 

Cuarto.- El acceso al procedimiento de licencias y permisos se realizará a través del Catálogo de procedimientos administrativos electrónicos de la UPV/EHU, visible en la Sede Electrónica de la Universidad (egoitza.ehu.eus).
Cada licencia y permiso incluirá una ficha informativa a través de la cual se obtendrá información sobre los datos generales del procedimiento así como de su tramitación.
 

Quinto.- Con carácter general, la solicitud deberá realizarse dentro del plazo que marque la ficha de cada procedimiento de licencia o permiso. No obstante, en esta primera fase y hasta que no se determine lo contrario, si la solicitud se realiza fuera de plazo establecido el sistema permitirá continuar.
 

Sexto.- Una vez seleccionada la licencia o permiso desde el catálogo, el PDI solicitante deberá identificarse en el sistema mediante alguno de los certificados electrónicos admitidos por la Universidad (la tarjeta corporativa de la Universidad que incluye un certificado digital emitido por Izenpe, el DNI electrónico y el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Tras identificarse la solicitud deberá cumplimentarse en el modelo disponible.
La concesión de una licencia o permiso requerirá que se cubran adecuadamente las obligaciones docentes y de tutoría del PDI autorizado por parte de la Dirección del Departamento. Por ello, el PDI solicitante deberá indicar en el formulario si es o no necesaria la cobertura de su docencia y de tutoría durante el tiempo de disfrute de la licencia o permiso, y en caso de que sea necesaria, deberá especificar la forma de cubrirla. Todo ello, sin perjuicio de que es responsabilidad última de la Directora o Director del Departamento que la docencia y/o tutoría quede cubierta y no se vea afectada por la licencia o permiso.

 

Asimismo, cuando la licencia o permiso así lo requiera, se acompañará a la solicitud la documentación justificativa (cada ficha informativa especificará la documentación que sea precisa aportar). Por la naturaleza de algunas de las licencias y permisos la documentación justificativa deberá aportarse tras su disfrute. En tales casos si no se presentara dicha documentación dentro del plazo concedido se dará traslado a la Dirección de Profesorado para que, en su caso, incoe el procedimiento que resulte pertinente.

Cumplimentado debidamente el modelo de solicitud deberá firmarse electrónicamente y enviarla. El sistema registrará de forma automática la solicitud en el registro general de la UPV/EHU y el PDI solicitante podrá obtener un resguardo de dicha solicitud.
 

Séptimo.- Enviada la solicitud el Director o Directora de Departamento validará la solicitud y, posteriormente, su propuesta llegará al Decano o Decana o Director o Directora de centro, bien para su concesión o denegación si se trata de una licencia o permiso delegado, o para su validación si se trata de una licencia o permiso no delegado. En este último caso, corresponde al Vicerrector de PDI la concesión o denegación de la solicitud.
La firma electrónica de la resolución se realizará a través de la herramienta Portafirma.
 

Octavo.- El PDI solicitante podrá hacer un seguimiento de su solicitud y conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de la misma a través de la plataforma Mis Gestiones, visible, asimismo, en la Sede Electrónica de la UPV/EHU (egoitza.ehu.eus).


El PDI solicitante podrá desistir de su solicitud (anteriormente a la emisión de la resolución). Para ello, deberá acceder al expediente objeto de desistimiento desde Mis Gestiones y pinchar el botón "desistir". Consecuentemente, el procedimiento finalizará con una notificación declarando tal circunstancia.


De igual forma, podrá solicitar la anulación de la resolución concesión de la licencia o permiso antes de su disfrute a través de "Mis Gestiones".
 

Noveno.- Finalizado el procedimiento, el PDI solicitante recibirá un correo comunicándole que la resolución se encuentra disponible. El acceso a la resolución se realizará a través de un sistema de notificación, integrado en la plataforma Mis Gestiones.


La resolución se generará en formato electrónico, que además de la firma digital del órgano correspondiente, incorporará un código QR y un código seguro de verificación (csv*) producido electrónicamente que permite contrastar su autenticidad e integridad del documento accediendo por medios electrónicos al documento original archivado en el sistema.
 

Décimo.- Las licencias y permisos que se incorporan al catálogo de procedimientos para su solicitud son las siguientes:


ASUNTOS PROPIOS

  •  Realización de estudios oficiales- 4 meses
  •  Realización de estudios oficiales- reducción de jornada.
  •  3 meses cada 2 años.
  •  6 meses a 1 año.
  •  Convocatorias de ingreso en Administraciones y Organismos Públicos- por días.
  •  Convocatorias de ingreso en Administraciones y Organismos Públicos- por horas.
  •  Misiones en países en vías de desarrollo.
  •  Reducción de jornada de 1/2, 1/3, 1/5 y 1/8.
  •  Visitas a parientes presos- por días.
  •  Visitas a parientes presos- por horas.

DEBERES INEXCUSABLES DE CARÁCTER PÚBLICO O PERSONAL

 

  • Asistencia a reuniones con profesores o tutores de los hijos e hijas.
  • Candidatos y candidatas en diversas elecciones.
  • Citaciones y diversos trámites.
  • Condición de presidente, vocal o interventor en mesas electorales.
  • Elecciones Sindicales- condición de presidente, vocal o interventor.
  • Elecciones Sindicales- elector/a.
  • Elecciones Sindicales- representante de candidatura.

CUIDADO DE MENORES Y FAMILIARES:

  • Cuidado de anciano/a que requiera especial dedicación.
  • Cuidado de cónyuge, pareja de hecho o pariente por consanguinidad o afinidad hasta el 2.º grado, o aún de grado más lejano si mediara convivencia que padezca enfermedad grave continuada o que sea drogodependiente.
  • Cuidado de menores de 12 años.
  • Cuidado de persona discapacitada física, psíquica o sensorial que no desempeñe actividad retribuida.
  • Reducción de jornada para el cuidado de hijo/a con discapacidad superior al 65%.

EVENTOS COLECTIVOS:

  • Asistencia a eventos colectivos de duración inferior o igual a 15 días.
  • Asistencia a eventos colectivos de duración superior a 15 días.

MATERNIDAD/PATERNIDAD/ADOPCIÓN/LACTANCIA:

  • Adopción o acogimiento (tramitación no electrónica).
  • Gestación, alumbramiento y lactancia (tramitación no electrónica).
  • Paternidad.
  • Técnicas de preparación al parto.
  • Exámenes prenatales.

MATRIMONIO:

  • Matrimonio de parientes.
  • Matrimonio propio o constitución de pareja de hecho.

ESTUDIOS:

  • Realización de estudios relacionados con las funciones o puesto de trabajo desempeñado.
  • Realización de exámenes y de estudios no directamente relacionados con las funciones o puestos- por días.
  • Realización de exámenes y de estudios no directamente relacionados con las funciones o puestos- por horas.

CONSULTAS MÉDICAS:

  • Asistencia a consultas, tratamientos y exploraciones de tipo médico propias o de parientes.

ACCIDENTE, ENFERMEDAD GRAVE Y FALLECIMIENTO DE PARIENTES:

  • Accidente o enfermedad grave de parientes (familiares 2. º grado ó + grado).
  • Enfermedad grave o fallecimiento de parientes (cónyuge, compañero/a, hijo/a ó + grado).
  • Fallecimiento de parientes (2.º grado ó + grado).

OTROS:

  • Atender las funciones derivadas de cargo electivo: reducción de jornada.
  • Cambio de vacaciones.
  • Cambio de vacaciones por motivos de conciliación familiar.
  • Traslado o mudanza del domicilio habitual.

 

Undécimo.- Transitoriamente, las licencias y permisos del PDI podrán tramitarse en papel o vía electrónica. Mediante Resolución del Secretario General se dará cumplimiento al acuerdo del Consejo de Gobierno de 18 de julio de 2013 por el que se establece la obligación de tramitarlas electrónicamente, lo que se comunicará con la suficiente antelación.


Duodécimo.- Se faculta a la Secretaría General, al Vicerrectorado de Personal Docente e Investigador y a la Vicegerencia de Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs) a adoptar las instrucciones o guías de uso necesarias para el correcto funcionamiento del procedimiento electrónico y realizar las modificaciones técnicas u organizativas necesarias para la adecuada actualización del mismo.


En Leioa, a 18 diciembre de 2014.

 

José Luis Martín González
SECRETARIO GENERAL DE LA UPV/EHU